Qué firma electrónica necesitas y qué requisitos te piden

Olvida por un momento los nombres técnicos. Lo que importa es para qué vas a usarla:

• Para ti, a título personal. Contratos, solicitudes y trámites en los que firmas como ciudadano. Te corresponde un certificado de persona natural.
• Para tu negocio, con tu propio RUC. Si trabajas por tu cuenta o tienes un negocio a tu nombre y facturas con tu RUC, necesitas uno de persona natural con RUC. Tu RUC de persona natural es tu número de cédula seguido de 001, y queda incluido en el certificado.
• Por una compañía de la que eres representante legal. Quien firma y factura por la empresa como su gerente o presidente necesita uno de representante legal, que recoge la razón social, el RUC de la compañía y tu cargo.
• Por una compañía, sin ser su representante. Si trabajas en una empresa y firmas documentos en su nombre con autorización de quien la representa, el tuyo es de miembro de empresa.

Si tienes RUC propio y además representas a una compañía, son dos firmas distintas. La de tu negocio no sirve para firmar por la compañía, y usar la de la compañía en tus asuntos personales puede dar a entender que firmas en su nombre.

Sea cual sea el tipo, la entidad tiene que comprobar que eres quien dices ser. Para eso tendrás que dar:

• Tus nombres y apellidos exactamente como constan en la cédula, y su número. Si no eres ecuatoriano, la solicitud puede hacerse con pasaporte.
• El código dactilar de la cédula: diez caracteres entre letras y números, distintos del número de cédula. Te explicamos dónde encontrarlo.
• Tu fecha de nacimiento. El certificado solo se emite a mayores de edad.
• Un celular y un correo a los que tengas acceso, porque por ahí te avisan de cada novedad de tu solicitud.
• Tu provincia, tu cantón y tu dirección.

Y tres fotografías:

• La cédula por delante.
• La cédula por detrás.
• Una selfie sosteniendo la cédula junto a tu cara.

Parecen lo más sencillo del trámite, pero una foto borrosa o con reflejos basta para que te pidan repetirla. Merece la pena leer cómo tomarlas bien antes de empezar. Si tienes más de 65 años, puede que además te pidan un video corto de verificación.

Cuando el certificado habla en nombre de una compañía, hay que comprobar también que la compañía existe y que tienes facultad para actuar por ella. Por eso se suman documentos, que se presentan en PDF.

Representante legal:

• El RUC de la compañía: el certificado de RUC que emite el SRI.
• La escritura de constitución.
• Tu nombramiento como representante legal, vigente y debidamente legalizado.
• La aceptación del nombramiento, si no viene incluida en el propio nombramiento.

Miembro de empresa:

• Los mismos documentos de la compañía: el RUC, la escritura y el nombramiento de su representante legal.
• La autorización del representante legal para que firmes en nombre de la empresa.
• La cédula del representante legal, por los dos lados, en un solo PDF.

En los dos casos indicarás la razón social, el RUC y tu cargo. Como miembro de empresa, también el departamento en que trabajas, el motivo por el que necesitas la firma y los datos del representante legal.

Escanea cada documento completo y legible en un único PDF. Una foto suelta de cada hoja no sirve en su lugar.

Cada corrección que te piden retrasa la emisión, y muchas se evitan con un último repaso:

• Nombres que no coinciden con la cédula. Un segundo nombre omitido o un apellido abreviado ya es una diferencia.
• El código dactilar mal copiado. Compáralo carácter por carácter con la foto del reverso.
• Fotos borrosas, recortadas o con reflejos sobre los datos.
• Documentos de empresa que no encajan: un nombramiento vencido o a nombre de otra persona, o un RUC que no es el de la compañía que indicaste.
• Un celular o un correo equivocados. Si no pueden contactarte, tu solicitud se queda esperando.

Además del tipo, eliges la vigencia, que suele ir de uno a cinco años. No cambia lo que puedes hacer con la firma, solo cuándo tendrás que renovarla. En por cuántos años sacar tu firma explicamos cómo decidirlo, y en archivo, nube o token, el otro detalle que conviene tener claro: el formato.

Puedes solicitarla en nuestra página de firma electrónica: te preguntamos para qué la necesitas y te pedimos solo los documentos de tu caso. La emite Uanataca, entidad de certificación acreditada.

Los requisitos de esta guía son los que pide Uanataca. Otras entidades acreditadas pueden pedir documentos o datos distintos, así que si tramitas con otra, confírmalos con ella.