Cómo firmar un documento entre varias personas

El camino correcto es una cadena, no un reparto:

1. La primera persona firma el PDF original y envía el archivo firmado.
2. La segunda firma ese mismo archivo, el que recibió, y envía el resultado.
3. La tercera hace lo mismo, y el último archivo es el que vale: lleva las tres firmas.

El error más común en una oficina es mandar el documento a todos a la vez. Cada uno firma su copia y al final hay tres archivos con una firma cada uno, pero ningún documento con las tres. No se pueden juntar después: hay que volver a empezar y firmar en cadena.

• Abre el archivo tal como llegó. Sin pasarlo por ningún programa intermedio.
• Mira quién firmó antes. Al cargar un PDF que ya trae firmas, aquí se muestran los firmantes anteriores. Firmar debajo de alguien es respaldar lo que ya está.
• Coloca su sello donde le corresponde y escribe un motivo: «Elaborado por», «Revisado por», «Aprobado por». No es obligatorio, pero convierte el documento en algo que se explica solo.
• Envía el archivo que descargó, el que termina en -firmado, como documento adjunto. Nunca como foto ni impreso y escaneado.

Cada firma cubre los bytes exactos del archivo en el momento en que se hizo. Añadir una firma nueva al final no los toca, pero volver a escribir el archivo entero sí, y entonces las anteriores dejan de cuadrar. Esto es lo que hay que evitar entre firma y firma:

• Abrirlo en un editor de PDF y guardarlo otra vez, aunque no cambies nada.
• Comprimirlo, «optimizarlo» o convertirlo a otro formato, incluido PDF/A.
• Usar la opción «Imprimir a PDF», que en realidad crea un archivo nuevo.
• Unirlo con otro documento, quitarle páginas o rotarlas.
• Pasarlo por una web que comprime o rellena formularios.
• Imprimirlo y escanearlo: ahí ya no queda ninguna firma electrónica, solo su dibujo.

Si el documento tiene que cambiar —una cláusula, un anexo—, el cambio va antes de la primera firma. Después, lo único que se le puede añadir son más firmas.

Cada firma incorpora su fecha y cubre todo lo anterior, así que el archivo guarda la secuencia: quién firmó primero y quién vino después. Si en tu documento el orden importa —se elabora, se revisa y se aprueba—, fírmalo en ese orden y quedará reflejado sin necesidad de un acta aparte.

Lo que la fecha no prueba por sí sola es la hora exacta: sin un sello de tiempo, cada firma anota la hora del reloj de quien firmó. Para documentos donde el plazo es lo que está en juego, conviene tenerlo en cuenta.

Antes de dar por cerrado el documento, pásalo por el validador. Deberías ver una firma por cada persona, todas marcadas como auténticas y el documento sin alterar. Si alguna aparece como «documento alterado», es que entre firma y firma alguien volvió a guardar el archivo.

Para dejar constancia frente a terceros, súbelo además al validador oficial del Estado.

Pasa a menudo: dos personas firman a la vez partiendo del original. Las dos firmas son válidas, pero viven en archivos distintos y no hay forma de fundirlas.

La salida es sencilla: se elige uno de los dos archivos y quien firmó el otro vuelve a firmar sobre él. Queda un documento con las dos firmas y otro suelto que ya no hace falta conservar, salvo que quieras guardarlo como antecedente.

No lo confundas con repetir tu sello en todas las hojas: eso es una sola firma con su marca en varios sitios, y se explica en cómo firmar varias páginas de un documento.