Firma electrónica de representante legal: qué pide y qué la retrasa

• Sí es el tuyo si representas legalmente a una compañía —gerente, presidente, quien conste en el nombramiento— y vas a firmar o facturar en su nombre.
• No es el tuyo si tu negocio está a tu nombre como persona natural, aunque tengas RUC y factures. En ese caso te corresponde el de persona natural con RUC, que es tu cédula seguida de 001.
• Tampoco es el tuyo si trabajas en la empresa pero no la representas: para eso está el certificado de miembro de empresa, que se apoya en una autorización del representante legal.

Los cuatro casos, uno al lado del otro, en qué firma electrónica necesitas.

Además de identificarte a ti con tu nombre y tu cédula, incorpora los datos de la compañía: la razón social, su RUC y tu cargo. Eso es lo que permite que un documento firmado con él se entienda como firmado por la empresa, y no por ti a título personal.

También es la razón de que se pidan más documentos: la entidad no solo comprueba quién eres, sino que esa compañía existe y que tú puedes hablar por ella.

Lo tuyo, igual que en cualquier certificado:

• Tu cédula fotografiada por los dos lados y una selfie sosteniéndola.
• Tus datos personales y el código dactilar de la cédula.

Y lo de la compañía, en PDF:

• El RUC de la empresa, el certificado que emite el SRI.
• La escritura de constitución, completa.
• Tu nombramiento como representante legal, vigente y debidamente legalizado.
• La aceptación del nombramiento, si no viene incluida en el propio nombramiento.

Escanea cada documento completo y legible, un PDF por documento. Una foto suelta de cada hoja no se acepta, y un escaneo al que le falte una página devuelve la solicitud igual que si no lo hubieras enviado.

• El nombramiento está vencido. Tiene un plazo; si caducó, ya no acredita que sigas representando a la compañía. Renuévalo antes de tramitar la firma.
• El nombramiento es de otra persona o de otro cargo distinto del que declaraste.
• La razón social no coincide exactamente con la del RUC y la escritura. Va como consta en los documentos, con su terminación —S.A., Cía. Ltda., S.A.S.— incluida.
• El RUC no es el de esa compañía, o se envió el de la persona natural.
• Documentos incompletos: escrituras sin las páginas finales, o nombramientos sin la razón de inscripción.

Cada corrección reinicia la espera, así que revisar los PDF antes de enviarlos es el minuto mejor invertido del trámite. Cómo avanza después, en qué pasa después de pedir tu firma electrónica.

Este certificado retrata una situación: tú, en ese cargo, en esa empresa. Cuando eso cambia, el certificado deja de decir la verdad aunque le queden años de vigencia.

• Si dejas de ser el representante legal, no deberías seguir firmando en nombre de la compañía, y lo prudente es pedir la revocación del certificado.
• Si la compañía cambia de razón social o de RUC, habrá que emitir uno nuevo con los datos correctos.
• Si tu nombramiento vence pronto, tenlo en cuenta al elegir la vigencia: lo explicamos en por cuántos años sacar tu firma.

Lo firmado antes no se toca: sigue siendo válido, porque en su momento el certificado lo era.

Puedes tramitarla desde nuestra página de firma electrónica, eligiendo «Represento a una empresa»: el formulario te pide exactamente los documentos de este caso y nada más. La emite Uanataca, entidad de certificación acreditada.

Con ella podrás facturar por la compañía y firmar sus documentos PDF, aquí mismo y gratis.