Cómo usar tu firma electrónica en un sistema de facturación
Qué te pedirá el sistema, por qué el SRI devuelve comprobantes por culpa de la firma y qué hacer el día que la renuevas.
Por el equipo de firmadoronline · Actualizado el
Cuando facturas electrónicamente no firmas tú cada comprobante: lo hace tu sistema de facturación, con tu certificado, decenas de veces al día y sin preguntarte. Por eso solo se le sube una vez, y por eso cuando algo falla ahí se paran todas las facturas a la vez.
Qué te va a pedir el sistema
Dos cosas: tu archivo de certificado —.p12 o .pfx— y su contraseña. Los guarda para poder firmar cada comprobante en el momento de emitirlo.
De ahí que el formato en archivo sea el que se usa para facturar: una firma en token o en la nube no tiene un archivo que subir. Lo comparamos en archivo, nube o token.
Compruébalo antes de subirlo
Un minuto aquí ahorra una tarde de facturas rechazadas. En nuestro validador, pestaña «Mi certificado», abre tu archivo con su contraseña y confirma tres cosas:
- Que abre con la contraseña que vas a escribir en el sistema. Si aquí no abre, allá tampoco.
- Que es el certificado correcto. El que facture tiene que ser el titular del RUC con el que emites: tu certificado de persona natural con RUC, o el de representante legal de la compañía.
- Hasta cuándo es válido. Anótalo: es la fecha en que tus facturas dejarán de salir si no haces nada.
Por qué el SRI devuelve un comprobante por culpa de la firma
El SRI comprueba la firma de cada XML antes de autorizarlo. Cuando algo no cuadra, devuelve el comprobante sin autorizar y menciona la firma. Las causas habituales:
- El certificado venció. Firmar con uno caducado no produce un comprobante válido, aunque el sistema lo intente igual.
- El certificado no corresponde al emisor. Si el RUC del comprobante no es el del titular del certificado, la firma no acredita a quien emite.
- Se subió el archivo equivocado. Un
.ceres solo la parte pública: sirve para comprobar firmas, no para hacerlas. - La contraseña está mal escrita. El sistema no llega ni a firmar; suele avisar al guardar la configuración.
- El certificado fue revocado. Deja de servir desde ese momento, aunque le queden años de vigencia.
Si el error aparece de golpe y antes todo funcionaba, empieza por la fecha de vencimiento: es la explicación en la mayoría de los casos.
El día que renuevas, acuérdate del sistema
Este es el tropiezo más caro y el más fácil de evitar. Renovar la firma no actualiza nada en tu facturador: hay que entrar y subir el archivo nuevo con su contraseña. Mientras no lo hagas, el sistema sigue firmando con el certificado viejo y, desde el día del vencimiento, ninguna factura se autoriza.
Pon el recordatorio unas semanas antes del vencimiento, no el mismo día: una solicitud nueva puede necesitar correcciones, y mientras no esté emitida no tienes con qué firmar.
Para decidir por cuánto tiempo renovarla, mira por cuántos años sacar tu firma.
El PDF de la factura es otra cosa
Lo que el SRI autoriza es el archivo XML firmado. El PDF que le llega a tu cliente es su representación impresa: se lee cómodo, pero el documento con valor es el XML. Por eso firmar ese PDF no sustituye a nada ni hace falta.
La diferencia, con más detalle, en firma electrónica para el SRI.
Una advertencia sobre a quién le entregas el archivo
Subirlo a tu sistema de facturación es normal: lo necesita para trabajar. Pasárselo por mensajería a quien te lleva la contabilidad, no tanto. Con tu archivo y tu contraseña se puede firmar cualquier cosa en tu nombre, no solo facturas.
Si alguna vez tienes que compartirlo, que sea por un medio que puedas controlar, y si sospechas que se movió de donde debía, pide la revocación.